Ineens veel te veel op je bordje, wat kun je doen?

Normaal gesproken heb je de dingen die moeten gebeuren in je bedrijf wel onder controle. Maar soms ligt er ineens te veel op je bordje. Veel te veel.

Dit kan gebeuren door allerlei omstandigheden, zowel zakelijk als privé. Je kind kan ziek worden en daardoor thuis zijn in plaats van op school. Je geplande taken zullen hierdoor minimaal vertraging oplopen.
En dit kan in je bedrijf natuurlijk ook gebeuren door bijvoorbeeld zieke medewerkers. Ook kunnen er ineens heel veel aanvragen binnenkomen, wat natuurlijk geweldig is, maar waar wel adequaat op gereageerd moet worden.

Of je hebt je voorgenomen 3 blogs in de week te schrijven (zoals ik) en dan kom je er aan het eind van die week achter dat je er deze week nog geen hebt gepubliceerd. Ai.
Of projecten nemen meer tijd in beslag dan gepland. Of projecten lopen anders. Of het internet werkt niet naar behoren. Of je bent niet geconcentreerd. Of je laat je steeds afleiden door andere (onbelangrijke) zaken waardoor werk zich opstapelt. Of…

Herkenbaar?

Te veel op je bordje levert stress op. En als je gestrest bent kun je niet goed focussen en dus ook niet goed presteren.

Als je merkt dat er ineens te veel op je bordje ligt, handel dan als volgt:

  1. STOP! Laat alles uit je handen vallen.
  2. Kom eerst tot jezelf. Neem hier minimaal 10 min de tijd voor. Doe bijvoorbeeld gewoon even niets of maak een korte wandeling.
  3. Pak vervolgens pen en papier en maak een lijst van de dingen die gedaan moeten worden. Doe dit maximaal 10 minuten. In 10 minuten kun je heel wat taken opschrijven. De belangrijkste taak schrijf je waarschijnlijk als eerste op en alles wat je na 10 minuten opschrijft kan nooit belangrijk genoeg zijn voor het moment.
  4. Zet daarna jouw korte termijn bedrijfsdoel op datzelfde papier (bijvoorbeeld van het lopende kwartaal) en streep de dingen door die niet bijdragen aan jouw doel. Gewoon een dikke streep er door!
  5. Van de taken die overblijven ga je eerst de quick fixes markeren. Een quick fix is een taak je snel kunt uitvoeren. Bijvoorbeeld met iemand een afspraak maken. Of iemand een document sturen. Een quick fix moet je binnen 5 tot 10 minuten kunnen uitvoeren, anders is het geen quick fix.
  6. Van de overgebleven taken kies je er 3. Zet er bijvoorbeeld een sterretje bij.
  7. Deze ster-taken ga je prioriteren. Zet er letterlijk 1, 2 en 3 bij. Waarbij 1 de belangrijkste taak is.
  8. Nu weet je wat je moet doen. Neem eerst een uur (maximaal 1 uur) om zoveel mogelijk quick fixes uit te voeren. Stel je telefoon in op een uur en stop daarna ook resoluut. De rest is voor een ander moment. Het voordeel van eerst de quick fixes doen, is dat je lekker kunt wegstrepen. Je hoofd wordt direct lichter. Bovendien kom je in werkmodus en dat is goed voor de ster-taken die je hierna gaat doen. Een valkuil is dat je taken op het quick-fix-lijstje hebt gezet die eigenlijk geen quick fix zijn. Kom je daar achter, zet er dan gewoon een streep door. Doel is dus snel zoveel mogelijk kleine (korte) taken uitvoeren.
  9. Na een uurtje quick-fixen, neem je een korte pauze. Drink iets, loop een rondje of zoiets en begin daarna aan je eerste ster-taak. Deze taak werk je helemaal af en je laat je door niets afleiden. Geen telefoon, geen social media, geen mensen, niets!
    Pas als taak 1 helemaal af is, neem je eerst een korte pauze en daarna ga je verder met taak 2. Als je taak 1 niet in één keer kunt afmaken, is de taak te groot en moet je de taak opdelen in kleinere taken.
  10. Als je de 3 ster-taken hebt gedaan en je hebt nog tijd over, neem je eerst weer een korte pauze en feliciteer je jezelf. Pak daarna pas de lijst erbij en prioriteer opnieuw 3 taken.

Succes!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *